AI αυτοματισμοί: σχεδιάζω το σύστημα και το φτιάχνω ο ίδιος

Οι AI αυτοματισμοί είναι συστήματα που αναλαμβάνουν δουλειά γραφείου που μέχρι σήμερα έκανε κάποιος με το χέρι: διαβάζουν έγγραφα, βρίσκουν στοιχεία σε manuals, αντιστοιχίζουν τιμολόγια, απαντούν σε ερωτήσεις από τα δικά σου αρχεία. Δεν έχουν σχέση με τους αυτοματισμούς για γκαραζόπορτες ή γραμμές παραγωγής, που βγαίνουν πρώτοι όταν ψάχνεις «αυτοματισμοί» στο Google.

Είμαι ο Παναγιώτης Καραμπέτσος, developer και σύμβουλος AI αυτοματισμών στο Ηράκλειο Κρήτης. Δουλεύω remote με επιχειρήσεις σε όλη την Ελλάδα και στο εξωτερικό, στα ελληνικά και στα αγγλικά. Ό,τι προτείνω το φτιάχνω εγώ, από το σύστημα αναζήτησης στα έγγραφά σου μέχρι τη σύνδεση με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείς.

Δεν έχω τιμοκατάλογο. Κάθε έργο είναι διαφορετικό, οπότε η τιμή έρχεται με προσφορά μετά από κλήση.

Τι είναι οι AI αυτοματισμοί και τι δεν είναι

Οι AI αυτοματισμοί κάνουν δουλειά που χρειάζεται «διάβασμα», όχι μόνο κανόνες. Ένας κλασικός αυτοματισμός λέει «όταν έρθει email με συνημμένο, αποθήκευσέ το στον φάκελο Χ». Ένας AI αυτοματισμός ανοίγει το συνημμένο, καταλαβαίνει ότι είναι δελτίο αποστολής, βρίσκει την ημερομηνία στη σφραγίδα και το ταιριάζει με το σωστό τιμολόγιο.

Η διαφορά μετράει στην πράξη. Τα εργαλεία χωρίς κώδικα, όπως το n8n και το Make, καλύπτουν καλά τις απλές συνδέσεις ανάμεσα σε εφαρμογές. Όταν η δουλειά θέλει να διαβαστεί ένα σκαναρισμένο έγγραφο ή να βρεθεί η σωστή γραμμή σε εκατοντάδες σελίδες manual, χρειάζεται μοντέλο AI και αναζήτηση στα δικά σου αρχεία (αυτό λέγεται RAG). Εκεί δουλεύω κυρίως.

Αν θέλεις τη μέθοδο βήμα βήμα, την έχω γράψει στον οδηγό για την αυτοματοποίηση διαδικασιών με AI. Παραδείγματα ανά τμήμα εταιρείας θα βρεις στις εφαρμογές τεχνητής νοημοσύνης στις επιχειρήσεις.

Ποιος φτιάχνει AI αυτοματισμούς στην Ελλάδα;

Στην Ελλάδα το AI automation (συχνά το λένε έτσι, στα αγγλικά) το φτιάχνουν μεγάλες εταιρείες λογισμικού, γραφεία που πουλάνε πακέτα και ανεξάρτητοι developers όπως εγώ. Με εμένα, όποιος κάνει την πρώτη κουβέντα μαζί σου γράφει και τον κώδικα. Δεν υπάρχει ομάδα πωλήσεων στη μέση, και όταν κάτι χαλάσει μιλάς με αυτόν που ξέρει γιατί.

Έχω βάση το Ηράκλειο και δουλεύω με επιχειρήσεις στην Αθήνα, στη Θεσσαλονίκη και σε όλη την Ελλάδα, εξ αποστάσεως. Οι περισσότερες δουλειές γίνονται έτσι κι αλλιώς σε βιντεοκλήσεις και κοινόχρηστα αρχεία. Το μειονέκτημα είναι η χωρητικότητα: είμαι ένας, παίρνω λιγότερα έργα ταυτόχρονα από ένα γραφείο, και αν δεν χωράει το δικό σου στο πρόγραμμά μου θα σου το πω από την αρχή.

Έχω φτιάξει και τη δική μου πλατφόρμα για AI agents, το Liberators OS. Πάνω της τρέχουν οι AI βοηθοί για ιστοσελίδες που έχω βάλει σε ξενοδοχεία και e-shop. Τις υπόλοιπες δουλειές μου, ιστοσελίδες και SEO, θα τις βρεις στη σελίδα με όλες τις υπηρεσίες μου.

Τι έχω φτιάξει, ανά κλάδο

Κάθε κλάδος έχει τα δικά του χαρτιά. Παρακάτω γράφω τι έχω φτιάξει ο ίδιος, χωρίς ονόματα πελατών εκτός από τη Benefit, που μου επέτρεψε να την αναφέρω.

Ναυτιλία: τα templates εξοπλισμού των πλοίων

Για τη Benefit Software, την εταιρεία του Πειραιά που φτιάχνει λογισμικό ERP για τη ναυτιλία, έφτιαξα ένα σύστημα που συμπληρώνει τα Excel templates των πλοίων. Ο χρήστης ανεβάζει το template ενός πλοίου: τη λίστα με τα μηχανήματα και τον εξοπλισμό που πρέπει να συμπληρωθούν. Το σύστημα ψάχνει στα manuals και στα μητρώα εξοπλισμού του συγκεκριμένου πλοίου, βρίσκει τις εγγραφές που ταιριάζουν και τις γράφει στα κελιά του template. Κάθε κελί δείχνει από ποιο αρχείο και ποια γραμμή ήρθε η τιμή.

Το πιο χρήσιμο κομμάτι, κατά τη γνώμη μου, είναι οι απορρίψεις. Ό,τι έλεγξε το σύστημα και δεν δέχτηκε εμφανίζεται σε λίστα με την αιτία, για παράδειγμα ότι το όνομα δεν ταίριαζε. Έτσι ελέγχεις και τι βρήκε και τι πέταξε.

Φτιάχνω επίσης έναν βοηθό για τους μηχανικούς των πλοίων: κάνουν μια ερώτηση στο manual και παίρνουν το βήμα («έλεγξε το Χ, ξεβίδωσε το Υ») μαζί με τη φωτογραφία από το manual, με κυκλωμένο το εξάρτημα. Αυτό είναι πιλοτικό, όχι παραδομένο σύστημα. Περισσότερα στη σελίδα για AI στη ναυτιλία.

Λογιστήρια, τιμολόγια και έγγραφα

Για μια ελληνική αλυσίδα σούπερ μάρκετ με 175 καταστήματα έφτιαξα σύστημα που διαβάζει σκαναρισμένα δελτία αποστολής και τα αντιστοιχίζει με τιμολόγια. Η αλυσίδα διακινεί πάνω από 100.000 έγγραφα τον μήνα.

Το δύσκολο κομμάτι ήταν η ημερομηνία παραλαβής στη σφραγίδα της αποθήκης. Είναι στα ελληνικά, άλλοτε σφραγισμένη και άλλοτε γραμμένη με στυλό, συνήθως στραβή, συχνά με υπογραφή από πάνω. Το κλασικό OCR εκεί σκοντάφτει, γι' αυτό τη διαβάζει μοντέλο όρασης (vision model). Το ίδιο είδος συστήματος ταιριάζει σε λογιστικά γραφεία και λογιστήρια που περνάνε ακόμα παραστατικά με το χέρι.

Αν το πρόβλημά σου είναι παρόμοιο, έχω γράψει για την αντιστοίχιση τιμολογίων με AI και για την επεξεργασία εγγράφων με AI.

Ψηφιακά γραφεία και agencies

Σε ένα ψηφιακό γραφείο (digital agency) το brief μιας καμπάνιας έπεσε από 2 ώρες σε 10 λεπτά. Του έφτιαξα μια εσωτερική πλατφόρμα όπου ένας κεντρικός agent στέλνει κάθε αίτημα σε έναν από πέντε εξειδικευμένους agents. Αυτοί διαβάζουν και γράφουν αρχεία στο Google Workspace, φτιάχνουν εικόνες και μοιράζονται μνήμη που κρατάει από συνεδρία σε συνεδρία.

Εταιρείες υπηρεσιών προς επιχειρήσεις

Σε μια εταιρεία υπηρεσιών προς επιχειρήσεις έστησα το Microsoft 365: διαχείριση, SharePoint, email με σωστό DKIM. Από πάνω πρόσθεσα ένα επίπεδο AI. Αν τα έγγραφά σου είναι ήδη στο SharePoint ή στο OneDrive, εκεί ξεκινάμε.

Φαρμακευτικές εταιρείες

Για την Ε&Α φαρμακευτικών εταιρειών έχω φτιάξει μια πλατφόρμα με τέσσερα εργαλεία, από έλεγχο πατεντών ανά μόριο μέχρι σύγκριση με τη φαρμακοποιία, ως ιδιωτικό demo. Περισσότερα στη σελίδα AI για φαρμακευτικές εταιρείες.

Πώς δουλεύει ένα έργο AI αυτοματισμών

Ένα έργο έχει τέσσερα βήματα. Ανάμεσα στα βήματα αποφασίζεις αν συνεχίζουμε. Όταν ξεκινήσουμε ένα βήμα, όμως, το τελειώνουμε.

1. Μια πρώτη κλήση. Μου λες ποια δουλειά τρώει τον χρόνο της ομάδας σου. Σε ρωτάω για όγκους, εργαλεία και πού βρίσκονται τα δεδομένα σου.
2. Καταγραφή. Κάθομαι με εσένα και με τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά, σε κανονικές συναντήσεις εργασίας και όχι με φόρμα. Διαλέγω μία έως τρεις διαδικασίες με το πιο καθαρό όφελος και παίρνεις γραπτό πλάνο: τι φτιάχνουμε, τι χρειάζεται, τι δεν θα κάνει και πώς θα το μετρήσουμε.
3. Πρώτο σύστημα. Ένα σύστημα σε παραγωγή, με άνθρωπο να ελέγχει τα αποτελέσματα στην αρχή. Το κρατάω μικρό, ώστε να τελειώσει, αλλά σε πραγματική χρήση, για να κρίνεις αν δουλεύει.
4. Λειτουργία και επέκταση. Εκπαιδεύω την ομάδα σου και μένω κοντά μέχρι να σταθεροποιηθεί. Οι τιμές και τα έγγραφά σου αλλάζουν, τα μοντέλα AI επίσης, και κάποιος πρέπει να κρατάει το σύστημα ενημερωμένο.

Αν θέλεις να υπολογίσεις πριν από την κλήση αν σου βγαίνει, δες πώς μετράω την απόδοση μιας επένδυσης σε τεχνητή νοημοσύνη.

Πού ταιριάζουν οι AI αυτοματισμοί και πού όχι

Ταιριάζουν σε δουλειά που επαναλαμβάνεται και ακολουθεί κανόνες που μπορεί να γράψει κάποιος:

• Έγγραφα που κάποιος διαβάζει και αντιγράφει με το χέρι, όπως δελτία, τιμολόγια, φόρμες
• Αναζήτηση σε manuals, συμβάσεις και αρχεία που κανείς δεν θυμάται πού είναι
• Συμπλήρωση templates από υπάρχουσες καταγραφές
• Ερωτήσεις πελατών που απαντιούνται από το δικό σου υλικό

Δεν ταιριάζουν, κατά τη γνώμη μου, σε τρεις περιπτώσεις:

• Αποφάσεις κρίσης, όπως επιστροφές, παράπονα, εξαιρέσεις. Αυτές τις παίρνει άνθρωπος, οπότε σχεδιάζω το σύστημα να του τις προωθεί.
• Δεδομένα που λείπουν. Αν η απάντηση δεν είναι γραμμένη πουθενά, η AI θα μαντέψει, και η μαντεψιά ακούγεται εξίσου σίγουρη με το γεγονός. Γι' αυτό τα συστήματά μου απαντούν από τα έγγραφά σου και δείχνουν την πηγή.
• Διαδικασίες χωρίς υπεύθυνο. Αν κανείς στην εταιρεία δεν ελέγχει τα αποτελέσματα τις πρώτες εβδομάδες, τα λάθη μαζεύονται αθόρυβα.

Για μικρές επιχειρήσεις με λίγο χρόνο και μικρό προϋπολογισμό, έχω ξεχωριστό οδηγό για AI αυτοματισμούς σε μικρές επιχειρήσεις. Αν δεν έχεις αποφασίσει ακόμα από πού να ξεκινήσεις, ο οδηγός για την τεχνητή νοημοσύνη στις επιχειρήσεις είναι καλύτερη αρχή.

Τι ζητάει ο νόμος από ένα σύστημα AI;

Στην ΕΕ, το άρθρο 50 του AI Act ισχύει από τις 2 Αυγούστου 2026: όποιος μιλάει με σύστημα AI πρέπει να το ξέρει. Ένας βοηθός στο site μιας ευρωπαϊκής επιχείρησης πρέπει να λέει ότι είναι AI, και το βάζω από την πρώτη μέρα. Το πλήρες κείμενο του κανονισμού στα ελληνικά είναι στο EUR-Lex.